Resmî işlemler, belgelerle yürütülen bir sistemin ayrılmaz parçalarıdır. Kimlik doğrulama, belge takibi, arşivleme ve resmi geçerlilik sağlama gibi birçok işlemde her belgenin kendine ait bir numarası bulunur. Bu numaralar, hem kurumlar arası yazışmalarda hem de vatandaşların belgeye kolay erişiminde kilit rol oynar. Özellikle dijitalleşen dünyada, belge numarası gibi tanımlayıcılar, bilgiye hızlı ve doğru ulaşımı mümkün kılar.